Zadania Biura Obsługi Placówek

Załącznik Nr 1
do Regulaminu Biura Obsługi Placówek
Polskiego Stowarzyszenia na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym
– Koło w Tarnowie.

Uchwała nr 17 z dnia 28 listopada 2011

Zadania Biura Obsługi Placówek

I. W zakresie obsługi finansowo – rachunkowej placówki:

1. Sprawowanie ogólnego nadzoru nad celowym i efektywnym wykorzystaniem środków finansowych;
2. Prowadzenie Kasy Koła zgodnie z instrukcją kasową;
3. Wypłata wynagrodzeń, zaliczek gotówkowych (np. na delegację, zakupy) po akceptacji osób uprawnionych , w tym Księgowego Koła;
4. Terminowe rozliczanie zaliczek
5. Sporządzanie przelewów i wewnętrznych dowodów obciążeniowych (noty księgowe, listy obciążeń za żywienie);
6. Pobieranie i należyte zabezpieczenie gotówki z banku;
7. Sporządzanie raportów kasowych i terminowe ich zamykanie;
8. Przestrzeganie ustalonej kwoty pogotowia kasowego;
9. Prowadzenie rachunkowości i finansów zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami polegające na:
   • Zorganizowaniu systemu przyjmowania, obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów finansowych,
   • Bieżącym, prawidłowym i rzetelnym dokumentowaniu zaszłości gospodarczych zgodnie z zakładowym planem kont (prowadzenie księgowości, zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości i wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi),
   • Rzetelnym i terminowym sporządzaniu obowiązującej sprawozdawczości,
   • Dokonywanie rozliczeń finansowych, podatkowych , Zus
   • Obsłudze płac,
   • Wykonywanie obowiązków płatnika,
   • Dokonywaniu kontroli operacji gospodarczych (pod względem formalno-rachunkowym),
   • Wykonywaniu dyspozycji pieniężnych zgodnie z przepisami dotyczących zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Koła oraz okresowa analiza wykorzystywania,
   • Kontroli prawidłowości pod względem formalno – rachunkowym zawieranych umów;
10. Przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych, poprzez należyte ich zabezpieczenie przed dostępem osób lub instytucji nie uprawnionych;
11. Przestrzeganie terminów składania wniosków, rozliczeń i sprawozdań;
12. Przestrzeganie przepisów dotyczących ustaw o finansach publicznych, o zamówieniach publicznych, o podatkach i ubezpieczeniach i innych obowiązujących aktów prawnych;
13. Przestrzeganie przepisów dotyczących zasad inwentaryzacyjnych;
14. Sporządzanie bilansów rocznych, a także informacji finansowych dla potrzeb Zarządu Koła oraz czynności kontrolnych.
15. Prowadzenie ewidencji przychodu i rozchodu druków ścisłego zarachowania;
16. Przekazywanie do archiwum dokumentacji finansowej zgodnie z przyjętymi zasadami;
17. Nadzór nad dokumentacją dotyczącą żywienia.

II . W zakresie spraw kadrowo-personalnych placówek:

Prowadzenie dokumentacji w szczególności:

1. Prowadzenie i kompletowanie akt osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami, sporządzanie umów o pracę, zlecenia i o dzieło;
2. Sporządzanie list obecności dla wszystkich pracowników;
3. Ewidencja umów zleceń, o dzieło
4. Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy, książeczek zdrowia pracowników;
5. Prowadzenie analizy wykorzystania czasu pracy;
6. Przygotowanie dokumentów związanych z umowami Urzędu Pracy dla stażystów, roboty publiczne, zatrudnienie absolwentów;
7. Wydawanie i ewidencja legitymacji ubezpieczeniowych dla pracowników i ich rodzin;
8. Sporządzanie wniosków do ZUS o renty i emerytury pracownicze;
9. Opracowanie wniosków do PZU i ZUS dot. Wypadków pracowniczych;
10. Opracowanie wniosków dotyczących ustalenia kapitału początkowego;
11. Współpraca z kierownikami placówek przy opracowaniu projektów, planu urlopów wypoczynkowych;
12. Prowadzenie dokumentacji w sprawach BHP i P-poż;
13. Prowadzenie ewidencji delegacji służbowych;
14. Prowadzenie obowiązującej ewidencji i rejestracji w zakresie urlopów (wypoczynkowych, szkoleniowych i okolicznościowych),szkoleń, kursów kwalifikacyjnych, nauki w formach szkolnych i pozaszkolnych, a także zwolnień lekarskich;
15. Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na potrzeby pracowników;
16. Prowadzenie ewidencji korzystania przez pracowników z ZFŚS;
17. Kontrola aktualizacji badań lekarskich;
18. Ustalanie prawa do dodatku stażowego i przygotowywanie dokumentacji w tej sprawie ;
19. Prowadzenie archiwum akt osobowych pracowników zwolnionych;
20. Sporządzanie sprawozdań z zakresu spraw kadrowych;
21. Zabezpieczenie akt personalnych przed dostępem osób nieuprawnionych.

Pracownik ds. kadr obowiązany jest legitymować się znajomością : Kodeksu Pracy i wytycznych w sprawie prowadzonych akt osobowych, Regulaminu Pracy i Wynagradzania Pracowników PSOUU, Regulaminu ZFŚS i innych wykonawczych do Kodeksu Pracy.

III. W zakresie administracyjno – biurowej placówek:

1. Obsługa centrali telefonicznej, poczty e-mail, Internetu, faxu, ksera;
2. Przygotowanie źródłowych materiałów i innych danych w zależności od potrzeb dla Zarządu Koła, jako podmiotu prowadzącego placówek;
3. Prowadzenie ewidencji spraw organizacyjno-prawnych placówek wynikających z przepisów szczegółowych (rejestracja placówek, umowy o media, obsługa biurowa kontroli zewnętrznych i wewnętrznych itp.,dokumentacja) i innych aktów zewnętrznych i wewnętrznych;
4. Obsługa kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną, w szczególności:
   • Przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji zewnętrznej według dekretu osoby uprawnionej,
   • Wewnętrzny obieg korespondencji i akt,
   • Wysyłanie korespondencji,
   • Ewidencja przychodu i rozchodu znaczków pocztowych i rozliczanie z ich zużycia,
   • Sporządzanie projektów pism wychodzących,
   • Przechowywanie i archiwizacja dokumentów zgodnie z rzeczowym wykazem akt,
   • Ewidencjonowanie pieczęci i pieczątek,
   • Prowadzenie archiwum.

IV. W zakresie obsługi technicznej placówki:

1. Przyjmowanie zamówień od kierowników placówek i ich realizacja, po konsultacji z głównym księgowym w zakresie zaopatrzenia placówek w sprzęt rehabilitacyjny, materiały i pomoce dydaktyczne, środki czystości itp.;
2. Koordynowanie realizacji planu remontów, konserwacji i inwestycji;
3. Utrzymanie w stanie gotowości transportu, kontrola jego eksploatacji, w tym – w zakresie norm zużycia paliwa i oleju;
4. Prowadzenie całości spraw związanych z zaopatrywaniem, ewidencją przychodu i rozchodu materiałów do terapii, pomocy dydaktycznych, materiałów biurowych i środków czystości i przeprowadzenie okresowej analizy zużycia;
5. Współorganizowanie turnusów rehabilitacyjnych, imprez i sporządzanie niezbędnej dokumentacji i rozliczanie);
6. Współpraca z MOPS, PCPR, PFRON, ośrodkami Pomocy Społecznej, urzędami pracy, starostwami, urzędami gmin w sprawach dotyczących dzieci i młodzieży oraz osób dorosłych niepełnosprawnych intelektualnie. W szczególności w sprawach dotyczących:
   • Uprawnień i ulg
   • Dowozu
   • Opieki medycznej
   • Pomocy społecznej
   • Zatrudniania osób niepełnosprawnych itp.
7. Gromadzenie, przechowywanie i rozprowadzanie informacji dotyczących uprawnień osób niepełnosprawnych i ich rodzin;
8. Obsługa techniczna transportu.